Дашборд директора в HoReCa

Ресторан с концертной программой в Москве, 200 гостей за вечер. Дарья, директор, каждое утро отправляет собственникам отчёт о вчерашнем вечере.

Данные лежали в семи местах

Чтобы собрать один отчёт, Дарья проходила шесть шагов. Четыре выгрузки из iiko. Отдельный отчёт в кабинете Яндекс Билетов, который надо сверить с таблицей арт-дирекции. Занесение цифр в две таблицы. Текст через Claude. Копирование в WhatsApp. Так каждый день, по 30-40 минут.

Время было не главной бедой. Все силы уходили на то, чтобы свести цифры. Отчёт уходил собственникам, и на этом всё заканчивалось: почему вечер получился таким и куда смотреть завтра, разбираться было некогда.

Узнаёшь себя?

• 01Цифры для отчёта собираешь руками из кассы, кабинета продажи билетов и пары таблиц.
• 02Каждое утро полчаса уходит на сверку, а понять цифры уже некогда.
• 03Правила расчёта знаешь только ты, и объяснить их другому трудно.
• 04Айтишников нет, и заводить сервер ради отчёта не хочется.

Ниже по порядку, как каждую из этих проблем закрыли за одну неделю.

Правила расчёта жили в голове директора

Что считать наличными, что безналом, как отделить кухню от бара, каких гостей считать, а каких нет. Всё это знала только Дарья. Часть блюд в iiko жила без категорий.

Мы сели на полтора часа и описали ручкой на двух листах всё, что есть: текущие таблицы, источники данных и способы расчёта каждой метрики. После этого правила перестали быть знанием одного человека: по ним можно считать без директора.

Инфраструктуры нет

Ни сервера, ни базы данных, ни визуализатора. Есть только карандаш: Google Таблицы.

Можно было бы, конечно, поднять VPS, написать скрипты на Python для ETL, прикрутить DataLens, Metabase, Power BI и так далее. Проблема в том, что поддерживать этот зоопарк будет некому, а для директора это дополнительные расходы, к которым ресторан не был готов.

Задачу требовалось решить тем, что есть: Google Таблицами, Apps Script и Telegram.

И решить в сжатые сроки, с минимальным вовлечением директора в процесс.

Цифрам нужно было верить

Красивый дашборд с неверной выручкой хуже ручного отчёта. Поэтому первым делом я сверил данные за последнюю неделю с ручным отчётом и добился полного совпадения. Так я убедился, что формулы применены верно: данные сошлись до запятой.

Три отчёта означали три таблицы

Договаривались о трёх отчётах: собственникам, с прогнозом и по концертам. Три таблицы значат три места, где что-то сломается и где цифры разойдутся. Я предложил пойти по пути «царь-отчёта»: один отчёт на одних данных, а под каждую задачу в нём свой лист или дашборд.

Ответ Дарьи:

Что-то мне показывает, что царь-отчёт это хорошо. Но мне нужно понимать, как я в него буду смотреть. Я хочу понять, что такое хорошо.

Чтобы было понятно, как смотреть, на главном листе три секции под три вопроса директора:

• Операционный уровень, вчера. Где мы сейчас: шесть показателей против среднего за неделю, топ кухни и бара, кто из официантов сколько продал, готовый текст отчёта собственникам.
• Тактический уровень, 2 месяца. Как мы сюда пришли: выручка против плана, гости, выработка официантов.
• Стратегический уровень, 12 месяцев. Куда направить внимание: выручка нарастающим итогом против плана, маржа, вина по группам.

Каждая секция помещается на один лист A4.

Через неделю дашборд работал на живых данных

15.10, через неделю после брифинга, я показал Дарье дашборд на ноутбуке и принёс его же распечатанным, по папкам. В тот же день она заплатила аванс, половину суммы заказа.

Таблица упёрлась в производительность

На показе Дарья попросила добавить карточку концерта, план-факт и прогноз месяца, маржу, бар, винную карту и крепкий алкоголь. Вторая версия со всеми правками собралась за сутки, и Google Таблицы перестали справляться. Дашборд открывался больше 40 секунд, Chrome писал, что страница не отвечает. Пользоваться этим каждое утро было нельзя.

Третью версию я пересобрал по другому принципу. Всё тяжёлое скрипт считает заранее и кладёт готовыми маленькими таблицами, а дашборд только показывает. Ячеек стало в 5,2 раза меньше, 326 тысяч вместо 1,69 миллиона. Дашборд открывается за 8-10 секунд, полное обновление по кнопке идёт около полутора минут.

Результат

Что пока не сделано: билетов в дашборде нет, потому что API Яндекс Билетов ресторану ещё не выдали. Отправку в WhatsApp Дарья делает сама, уведомления в Telegram будут во второй итерации.

Как теперь выглядит утро директора

Дарья открывает ноутбук, нажимает «Обновить» и идёт за кофе. Когда кофе на столе, дашборд уже обновился. Дальше она читает: как прошёл вчерашний вечер по сравнению с неделей, кто из официантов вытянул смену, как идёт план месяца, как выглядит год. Текст для собственников уже собран, его остаётся проверить и отправить.

Раз в неделю Дарья распечатывает три листа и разбирает их глубже, в своём ритме недельных и двухнедельных планов. Раньше отчёт был получасом работы, которую нужно перетерпеть. Теперь у директора перед глазами весь ресторан: вчера, два месяца, год.

Попробуй дашборд директора (демо)

Если у тебя так же болят таблички, приходи за помощью

Начнём так же: полтора часа разговора и схема на бумаге. Первый день на подключение источников и сверку с твоей кассой. Через неделю ты смотришь на свой бизнес на трёх листах и говоришь, что добавить.

Как тебя зовутTelegram или телефонЧто болитОтправить заявку →

Контакт нужен, только чтобы ответить. Отвечаю в течение дня.